INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים

תוכן עניינים

Integromat (אינטגרומט) היא פלטפורמה המאפשרת לבצע אוטומציות לתהליכים בין מערכות ו/או אפליקציות ווב שונות. תחשבו על זה כעל הדבק של האינטרנט כמו שהסיסמה שלהם אומרת. אינטגרומט היא המערכת אוטומציה אונליין המתקדמת ביותר והשמיים הם הגבול מבחינת האפשרויות שיש לכם עם המערכת הזאת.

אינטגרומט היא חברה צ’כית שהוקמה בשנת 2012 כחברה שמבצעת אינטגרציות בכתיבת קוד. המערכת הוקמה בתחילה לשימוש פנימי אבל בשנת 2016 יצאה לשוק בגרסה שאנו מכירים כיום. לאינטרגומט יותר מ – 300 חיבורים קיימים לאפליקציות מכל הסוגים והם גדלים בכ 30 חיבורים חדשים בכל חודש.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 1

למה זה טוב?

כי כולנו צריכים יותר זמן ולכולנו הזמן סופר חשוב ואינטגרומט יכולה לעזור לכם לחסוך לא מעט ממנו. את כל הזמן שתחסכו תוכלו להקדיש לדברים החשובים באמת בעסק ולא לכל מיני משימות שחוזרות על עצמן ושאפשר יחסית בקלות לדאוג שהן יתבצעו מעצמן מבלי שתצטרכו להתעסק איתן כל פעם מחדש. אם יש לכם עסק אונליין, 99.9% שאתם צריכים להכניס אוטומציה לעסק שלכם ואינטגרומט היא הכלי שיאפשר לכם לעשות את זה.

אינטגרומט או זאפייר?

שאלה מצוינת. בגדול מדובר במערכות שמאפשרות לכם לעשות את אותו הדבר (אוטומציות לתהליכים בין מערכות ו/או אפליקציות ווב שונות) אבל הצורה שבה הן מאפשרות לכם לעשות את זה שונה מאד. הממשק שונה, התמחור שונה ואופן הפעולה עצמו בתוך התהליכים שונה.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 2

לדוגמה, בזאפייר פילטר הוא שלב בפני עצמו ובאינטגרומט הוא לא, הוא נעשה בתוך אחד השלבים. דוגמה נוספת היא שבזאפייר במידה והגדרנו פילטר והוא לא מתקיים, התהליך כולו נעצר ואין שום אופציה אחרת. באינטגרומט זה לא קורה כי אתם יכולים לפצל תהליך לכמה ענפים שאתם רוצים כולל תת פיצולים כך שגם אם פילטר אחד בתהליך לא מתקיים זה לא עוצר שום דבר ונותן לכם הרבה יותר גמישות ויכולת לייצר תהליכים מאד מורכבים שבזאפייר לא בטוח שאפשר יהיה לבצע.

בגדול, זאפייר היא מערכת יותר ידידיות למשתמש, היא כוללת הרבה יותר אפליקציות מובנות והיא יותר פשוטה להבנה למי שאין רקע טכני. מצד שני זאפייר יקרה משמעותית מאינטגרומט והיא די מוגבלת בכל מה שקשור באוטומציות מורכבות ועבודה עם מערכים של נתונים. לעומת זאת, אינטגרומט לרוב זולה יותר, מאפשרת לבנות תהליכים מורכבים מאד עם הרבה פיצולים וניהול מערכי נתונים בצורה יחסית פשוטה וברגע שמבינים איך היא עובדת הכל זורם יותר בקלות והיא לא פחות נוחה מזאפייר.

מבחינתי, התשובה לשאלה הזאת היא לא חד משמעית והיא תהיה תלויה פר סיטואציה ובהחלט יכול להיות מצב שאני אעדיף את זאפייר לאוטומציות מסוימות ואת אינטגרומט לאחרות ויותר זה, יכול להיות גם שאני אשלב ביניהן במידה וזה ייתן לי את הפתרון הטוב ביותר לבניית התהליך הרצוי. 

איך מתחילים לעבוד עם integromat?

קודם כל פותחים חשבון – לחצו כאן – החשבון החינמי נותן לכם עד 1000 פעולות ו 100MB של דאטה וזמן מינימום לטריגרים של 15 דקות.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 3

לאחר ההתחברות תראו את ה – DASHBOARD שיציג לכם בכל זמן נתון את מצב ניצול החבילה שלכם מבחינת פעולות (OPERATIONS) ודאטה (DATA TRANSFER).

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 4

מעבר לכך, בצד שמאל ממוקם התפריט שיאפשר לכם לשלוט בכל מה שקורה בחשבון שלכם:

  • DASHBOARD – המסך הראשי שיציג לכם את מצב ניצול החבילה שלכם ויאפשר לכם להוסיף משתמשים לחשבון ולעדכן את החבילה שבה אתם נמצאים.
  • SCENARIOS – מסך התהליכים שמציג את כל התהליכים שיש לכם בחשבון.
  • TEMPLATES – מסך תהליכים מוכנים מראש שתוכלו לבחור ולהתחיל לבנות את התהליך שלכם בצורה קלה ומהירה יותר.
  • CONNECTIONS – מסך שמציג לכם את כל החיבורים שלכם לשירותים ומערכות שונות שחיברתם לאינטגרומנט כחלק מהתהליכים שיצרתם.
  • WEBHOOKS – מסך שמציג לכם את כל ה WEBHOOKS (וובהוק) שיצרתם במערכת כולל הניצול משאבים של כל אחד מהם.
  • KEYS – מסך שמציג לכם את כל המפתחות (KEYS) שיצרתם בתהליכים השונים שלכם במערכת.
  • DEVICES – מסך שמציג לכם את כל המכשירים השונים שחיברתם למערכת.
  • MORE – מסכים נוספים שמציגים לכם את כל ה – DATA STORES, DATA STRUCTURES שבניתם בתהליכים השונים, אפילקציות שלכם שהוספת למערכת (MY APPS) והארגונים השונים (ORGANIZATIONS) שיש לכם תחת החשבון כאשר כל ארגון הוא בעצם סוג של חשבון בפני עצמו עם ניהול משאבים עצמאי משלו כך שיכול להיות לכם ארגון על מנוי חינמי וארגון נוסף על מנוי בתשלום.

ממשק בניית תהליך (SCENARIO)

זה בעצם הלב של המערכת ואיפה שכל הקסמים מגיעים לעולם :) כשתתחילו ליצור תהליך חדש ייפתח לכם חלון שבו תוכלו לבחור את האפליקציות שתרצו שיהיו כלולות בתהליך אבל אין שום חובה לבחור אותן בשלב הזה ואפשר לדלג ולהוסיף אותן מתוך עמוד עריכת התהליך.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 5

וככה זה ייראה אחרי שתבחרו את האפליקציות הרלוונטיות לתהליך או אחרי שתדלגו על השלב הזה:

עורך התהליכים של אינטגרומט

כל תהליך מתחיל מטריגר (TRIGGER) שהוא הפעולה שצריכה להתרחש בכדי שהתהליך יתחיל, לדוגמה, קבלה של אימייל מסוים, שליחה של טופס באתר, רכישה בחנות אונליין וכו’. את כל הניהול של בניית התהליך אתם מבצעים דרך התפריט שמופיע בחלק השמאלי התחתון של העורך:

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 6

והוא כולל (משמאל לימין):

  • RUN ONCE – אפשרות להריץ את התהליך בכל רגע נתון למטרות בדיקה.
  • SCHEDULING – להפעיל או לכבות את התהליך עם אפשרות שליטה כל כמה זמן הוא יריץ את עצמו כאשר חלק מהטריגרים מופעלים אוטומטית (לדוגמה WEBHOOKS) ואלו שלא, אתם יכולים להחליט כל כמן זמן הם ירוצו מבין האפשרויות הבאות:
    1. במרווחי זמן קבועים (At Regular Intervals) – כאשר זמן המינימיום נקבע לפי רמת החשבון שלכם (בין דקה ל 15 דקות).
    2. פעם אחת (ONCE)
    3. כל יום (EVERY DAY)
    4. ימים ספציפיים בשבוע (DAYS OF THE WEEK)
    5. ימים ספציפיים בחודש (DAYS OF THE MONTH)
    6. תאריכים ספציפיים (SPECIFIED DATES)
  • SAVE – שמירה של התהליך.
  • SETTINGS – הגדרות של התהליך.
  • NOTES – אפשרות הוספה של הערות לתהליך.
  • AUTO ALIGN – מאפשר לסדר את התהליך בלחיצת כפתור:
  • EXPLAIN FLOW – מציג לכם בצורה גראפית איך המידע הולך “לזרום” בתוך התהליך.
  • MORE – מאפשר לכם לייצא את התהליך שהכנתם או לייבא תהליך מוכן.
  • FLOW CONTROL – מאפשר לכם להוסיף מודולים שיאפשרו לכם לשלוט על אופן זרימת המידע. מודולים כמו ה REPEATER, ROUTER, ITERATOR ועוד.
  • TOOLS – מאפשר לכם להוסיף מודולים שונים.
  • TEXT PARSER – מאפשר לכם להוסיף מודולים שקושרים למשיכת מידע מטקסט כמו MATCH PATTERN, REPLACE ועוד.
  • FAVORITES – פה אתם יכולים להוסיף את האפליקציות שאתם עובדים איתן הרבה וכך תוכלו להוסיף אותן בלחיצת כפתור לתהליכים הבאים.

וככה לדוגמה נראה אחד התהליכים ששולטים על ההדגמת אוטומציה LIVE פה באתר:

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 8

בניית תהליך SCENARIO

כל תהליך אוטומציה באינטגרומט (ובכלל) מתחיל מטריגר (TRIGGER) ופה אתם צריכים לבחור את האפליקציה ואת האירוע שבעצם יתחיל את כל התהליך. בשביל להדגים את כל השלבים אני אבנה תהליך די פשוט שמכניס לידים אחרי שמילאו פרטים בטופס באתר לתוך גיליון אקסל. במקרה שלי, אני אשתמש בטריגר מסוג WEBHOOKS כי התוסף טפסים שאני משתמש בו הוא GRAVITY FORMS וזאת הדרך שבה אני יכול לשלוח את המידע הזה החוצה לאינטגרומט מהתוסף.

אינטגרומט מבצע הבחנה בין 2 סוגים שונים של טריגרים:

  1. טריגר מיידי (INSTANT TRIGGER) – טריגר מיידי הוא כמו שאתם מבינים, טריגר שמתחיל לרוץ ברגע שנשלח אליו מידע. דוגמה טובה לכך היא טריגר של וובהוק (WEBHOOK) שתמיד נמצא בהאזנה וברגע שמשודר אליו מידע הוא מתחיל להריץ את התהליך. יתרון גדול של טריגר מיידי הוא בחסכון בפעולות היות ואינטגרומט לא מבצעת בדיקה מול האפליקציה כמו שקורה בטריגר מתוזמן שבו בכל פרק זמן נתון אינטגרומט בודקת מול האפליקציה אם הגיע מידע חדש.
  2. טריגר מתוזמן (SCHEDULED TRIGGER) – טריגר מתוזמן מבצע בדיקה בכל פרק זמן נתון שמגדירים מראש ובמידה ויש מידע חדש הוא מתחיל להריץ את התהליך. בטריגר מסוג זה אפשר גם להגדיר את מספר התוצאות שיתקבלו בכל פעם שהוא רץ. בעוד שטריגר מיידי מקבל בכל פעם תוצאה אחת, טריגר מתוזמן יכול לקבל מספר רב של תוצאות בכל בדיקה שהוא מבצע ויכול לרוץ על כולן במהלך הפעלה אחת. לדוגמה אם יש לכם טריגר שבודק אימיילים כל רבע שעה, בהחלט יכול להיות מצב שתקבלו יותר מאימייל אחד שיענה להגדרות של הטריגר בטווח הזמן הזה וכאשר תגדירו לדוגמה 10, התהליך ירוץ על כל 10 המיילים באותה הפעלה.

בחירת טריגר (TRIGGER)

פשוט לוחצים על המודול הריק שמופיע וייפתח חלון שבו תוכלו לבחור את האפליקציה שאתם רוצים. לאחר שתבחרו אותה תצטרכו לייצר חיבור בינה לבין INTEGROMAT (במידה ולא חיברתם אותה עדיין) או לבחור מבין החיבורים הקיימים כבר. בדוגמה שלנו נחבר ב WEBHOOKS ואחרי שנבחר באחד החיבורים הקיימים או שניצור חיבור חדש נקבל כתובת URL ייחודית שאותה אני אטמיע בהגדרות הטופס כך שכל המידע מהטופס יישלח לכתובת הזאת. אחרי שיוצרים חיבור WEBHOOK הוא נמצא במצב של “האזנה” וממתין לקבלת נתונים לכן אני תמיד שולח לו בדיקה בכדי לוודא שהכל עובד כמו שצריך ושיהיו לי את הפרמטרים מוכנים לשלבים הבאים של התהליך.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 9
INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 10

בחירת פעולה (ACTION)

אחרי שהגדרנו את הטריגר נשאר לנו לבחור איזה פעולה או פעולות אנחנו רוצים שיתבצעו. לכל תהליך אוטומציה יכול להיות רק טריגר אחד אבל מספר הפעולות לא מוגבל. בדוגמה שלנו הפעולה תהיה הוספה של הפרטים שנשלחו בטופס לתוך קובץ GOOGLE SHEET אז זאת גם תהיה האפליקציה שנבחר ונחבר את החשבון אותו איתו אנחנו רוצים לעבוד או שנבצע חיבור לחשבון חדש. כמובן שצריך קודם ליצור את הקובץ שרוצים להתחבר אליו בכדי שאפשר יהיה לבחור בו ולעדכן בו את הנתונים.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 11
לבחור GOOGLE SHEETS
INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 12
לבחור בפעולה שאנחנו רוצים מבין מגוון פעולות אפשריות. במקרה זה נבחר ב Add a Row.
INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 13
נבחר בקובץ ובגיליון הספציפי בתוך הקובץ אליו נרצה לשלוח את הנתונים ונכניס לכל עמודה את השדה המתאים לה מהמידע שקיבלנו מהטריגר.

פילטרים – FILTERS

פילטרים מאפשרים לכם לשלוט בתהליך האוטומציה בצורה מדויקת יותר. ניתן להוסיף פילטר בכל חיבור בין 2 מודולים בתהליך בלחיצה על אייקון המפתח ברגים ובחירה באפשרות הראשונה של SET UP A FILTER.

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 14
INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 15

ייפתח לכם חלון חדש שיאפשר לכם לתת שם (LABEL) לפילטר. את השם הזה תוכלו לראות מופיע מעל הקו שמחבר בין השלבים בתהליך.

ובשביל להגדיר פילטר אתם בעצם צריכים לבחור את התנאי (CONDITION) שבהתאם לתוצאה שלו התהליך יימשך או ייפסק. אתם יכולים לבחור בכל אחד מהנתונים שהתקבלו בכל אחד מהמודולים שקודמים לנקודה שבה אתם יוצרים את הפילטר ויש לכם אפשרות לבחור מבין מספר גדול מאד של אופרטורים:

  • בסיסיים (קיים או לא קיים)
  • טקסט
  • מספרים
  • תאריך
  • זמן/שעה
  • BOOLEAN
  • מערכים (ARRAY)

וכמובן שאתם יכולים לשלב כמה תנאים תחת פילטר אחד ולהגדיר שחייב לעמוד בכל התנאים (AND) בכדי להמשיך או רק באחד מהתנאים (OR).

אם נחזור לדוגמה שלנו, אני לא באמת צריך להוסיף שם שום פילטר כי אני רוצה שכל הלידים שישאירו פרטים בטופס ייכנסו לקובץ גוגל אבל נניח שאני רוצה לסנן את הבדיקות שאני עושה אז אני יכול לעשות פילטר שבמידה והמייל יהיה שווה למייל שלי אז התהליך ייעצר וככה עושים את זה:

מניפולציות למידע בעזרת פונקציות

אינטגרומט מאפשרת לכם לבצע מניפולציה למידע בעזרת מגוון פונקציות מוכנות אשר מחולקות לנושאים שונים:

בשביל להדגים איך זה עובד, נחזור לדוגמה שלנו ונערוך את התאריך כך שהוא יכניס רק את התאריך עצמו בלי השעה כמו שקורה כרגע:

עדכון תאריך

הפונקציה שנשתמש בה היא formatdate וככה זה מתבצע:

אחת הבעיות בשדה “שם” בטפסים היא שחלק מהאנשים מכניסים רק את השם הפרטי וחלק מכניסים את השם המלא שלהם כולל שם המשפחה ובגלל שחשוב לי שתהיה לי הפרדה בין השם הפרטי לשם משפחה, אני אוסיף עוד פונקציה שתפצל לי את השם ותכניס רק את השם הפרטי לגיליון אקסל.

אני אעשה בעזרת 2 פונקציות, אחת SPLIT שתבצע את הפיצול של הטקסים לפי אופרטור רווח (SPACE) ופונקציה שנייה GET שתחזיר לי את הנתון הראשון מהפיצול. ככה זה מתבצע בפועל:

ניהול שגיאות / ERROR HANDLING

לאינטגרומט יש אפשרות לניהול שגיאות באופן אוטומטי. כאשר לא מבצעים שום ניהול שגיאות, תקבלו מייל אשר יתריע לכם על שגיאה בתהליך וגם יעדכן אתכם האם התהליך ממשיך לעבוד או שהוא הופסק לאור השגיאה ותצטרכו להפעיל אותו מחדש לאחר טיפול בשגיאה.

בתהליכים מורכבים להוסיף ניהול שגיאות אוטומטי יכול לחסוך לכם לא מעט זמן וכאבי ראש כי שגיאות הן חלק מהעניין ולא משנה כמה תתכוננו לזה מראש, רוב הסיכויים שלא תצליחו לחשוב מראש על כל השגיאות האפשריות. ניתן להוסיף מודול של ניהול שגיאות לכל אחד מהשלבים בתהליך בלחיצת כפתור ימני על עיגול התהליך הרלוונטי וזה בעצם יוסיף לכם מודול חדש שבו תוכלו בין 5 אפשרויות לניהול השגיאה:

  1. ROLLBACK – התהליך נעצר מיידית ושלב של “חזרה לאחור” מתחיל על כל המודולים בניסיון להחזיר אותם למצב הראשוני של לפני התחלת התהליך. מודולים שנמצאים אחרי השגיאה לא רצים. התהליך ייעצר לאחר מספר שגיאות שחוזרות על עצמן (הברירת מחדל היא 3). סטטוס התהליך מסומן כ – error. זאת בחירת הברירת מחדל של המערכת כל עוד לא הגדרתם אפשרות אחרת לניהול השגיאות.
  2. BREAK – סטטוס התהליך נשמר תחת incomplete executions שם ניתן לפתור את השגיאה ידנית. מודולים שנמצאים אחרי המודול עם השגיאה לא רצים. במידה ויש חבילות שלא רצו התהליך ממשיך כרגיל וסטטוס התהליך מסומן כ – warning.
  3. RESUME – נוצר מודול חדש שמתפצל מהמודול שבו אירעה השגיאה. כל המודולים בתהליך רצים. סטטוס התהליך מסומן כ – success.
  4. COMMIT – התהליך נעצר מיידית. מודולים שנמצאים לאחר השגיאה לא רצים ומתעלמים מכל החבילות שלא רצו. סטטוס התהליך מסומן כ – success.
  5. IGNORE – מתעלמים מהשגיאה וכל המודולים שאחרי לא רצים. במידה ויש חבילות שלא רצו התהליך ממשיך כרגיל וסטטוס התהליך מסומן כ – success.

איטרציות / Iterators

אלו מודולים מיוחדים שמאפשרים לכם לפצל חבילות (BUNDLES) גדולות למספר חבילות קטנות יותר אשר מועברות אחת אחת למודולים הבאים בתהליך. היות וכנראה לא הבנתם כלום עד עכשיו אני מקווה שכמה דוגמאות יהפכו את זה לברור הרבה יותר.

לדוגמה תהליך שבו אתם שומרים מסמכים שקיבלתם במייל לספרייה בדרופבוקס. אם לא תשתמשו במודול iterator מיילים שמכילים יותר מקובץ אחד לא יישמרו לכם. כאשר תשלבו מודול iterator בתהליך הוא ייפצל את הקבצים (Attachments) לחבילות נפרדות ויעלה אותן אחת אחת לספרייה בדרופבוקס.

אגרטור / Aggregators

מדובר במודול שמאפשר לכם למזג מספר חבילות נפרד לתוך חבילה אחת. לדוגמה, אתם רוצים לשלוח את כל הקבצים שנמצאים בספריית דרופבוקס ספציפית למייל ולצורך העניין יש לכם בספרייה 3 קבצים. בלי שימוש ב – Aggregator התהליך יישלח 3 מיילים שונים (מייל אחד לכל קובץ בספרייה) אבל כאשר תשלבו מודול Aggregator בתהליך הוא יחבר את שלושת הקבצים לחבילה אחת כך שיישלח מייל אחד בלבד שמכיל את שלושת הקבצים.

חשוב לדעת שהמודול הזה נספר כפעולה אחת ללא תלות במספר החבילות שהוא מחבר.

להתחבר להכל

מספר האפליקציות שאינטגרומט תומכת בהן כרגע הוא בסביבות ה – 300 וכל הזמן מתווספות אפליקציות נוספות אבל גם אם האפליקציה שאתם צריכים בכדי לייצר את האוטומציה שלכם לא נתמכת, אתם בהחלט יכולים להתחבר ל API של כל שירות או מערכת בעזרת המודולים של HTTP, JSON, SOAP ו – XML וזאת מבלי שתצטרכו לדעת קוד ברמה של מתכנת או מפתח בכיר (ובחלק מהמקרים גם מבלי לדעת קוד בכלל).

INTEGROMAT (אינטגרומט) המדריך למתחילים 17

לסיכום

אני אישית התחלתי את הדרך שלי באוטומציה עסקית עם זאפייר וזה מאד הקשה עלי כשהתחלתי לבדוק את אינטגרומט בגלל שהייתי רגיל לצורת עבודה של זאפייר שהיא מאד שונה. אין ספק שהממשק של זאפייר הוא יותר ידידותי למשתמש ויותר קל להבנה אבל היכולות של אינטגרומט והאפשרויות הבלתי מוגבלות שהמערכת הזאת מאפשרת לכם שוות את העקומת למידה הטיפה יותר ארוכה שלה ובנוסף יש להם אחלה תמיכה שתמיד נמצאת שם בשביל לעזור.

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב email
Email
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email

הזמן שלכם חשוב לכם? אנחנו נחסוך לכם לא מעט ממנו. בהתחייבות!

גלילה למעלה