אם יש לכם עסק, כל עסק, אתם יכולים וצריכים להכניס אוטומציה לחיים שלכם. אוטומציה עסקית רלוונטית לא רק לעסקים שיש להם נוכחות אונליין והיא בהחלט רלוונטית לעסקים של איש אחד ועד לעסקים של מאות ואלפי עובדים.

בשורה התחתונה, אם יש לכם עסק, 99.9% שאוטומציה תהיה רלוונטית לעסק שלכם ושאם תשתמשו בה נכון היא תוכל לעזור לכם לעשות יותר בפחות זמן.

הבעיה עם אוטומציה היא שרוב בעלי העסקים לא באמת מודעים לאפשרויות הקיימות ולכן לא יודעים עד כמה היא רלוונטית להם ועד כמה היא יכולה לעזור לעסק שלהם ולפנות להם זמן ממשימות יומיומיות שחוזרות על עצמן בכדי שאפשר יהיה להתמקד במשימות החשובות יותר שיאפשרו לעסק לצמוח ולגדול ולא לדרוך במקום.

אז מה זה אוטומציה עסקית?

בגדול, אוטומציה מאפשרת לקחת תהליכים ידועים מראש שחוזרים על עצמם ולדאוג שהם מתבצעים באופן אוטומטי.

אוטומציה עסקית או שיווקית (פעם ראשונה ואחרונה שאני אשתמש במילה הזאת) היא שימוש בתוכנה בכדי להפוך תהליכי שיווק לאוטומטיים.

השימוש באוטומציה הופך תהליכים שמבוצעים באופן ידני להרבה יותר יעילים ובנוסף פותח אפשרויות נוספות שלא אפשריות לביצוע באופן ידני.

אוטומציה מורכבת מ 3 שלבים מרכזיים:

טריגרים / TRIGGERS

הכל מתחיל בטריגרים (TRIGGERS) שהם בעצם האירוע הראשוני שצריך לקרות בכדי שהאוטומציה תתחיל לרוץ (השארת פרטים, רכישה, הצטרפות לרשימה, שליחת מייל וכו'…).

פעולות / ACTIONS

מה הפעולות שנרצה שיתבצעו לאחר שהטריגר הופעל (לשלוח מייל, לייצר כרטיס לקוח, לשלוח חשבונית, שליחת הודעה וכו'…).

תנאים / CONDITIONS

בכל תהליך יכולים להיות תנאים לאורך הדרך שעל פיהם נרצה שהאוטומציה תמשיך במסלול מסוים או אולי במסלול אחר.

אוטומציה עסקית היא הדבר הכי קרוב לקסם שתוכלו להטמיע בעסק שלכם. היא תאפשר לכם לבנות מערך שיווק אוטומטי שיידע לשלוח את המסר הנכון, לאדם הנכון, בזמן הנכון.

אוטומציה עסקית מאפשרת לכם לקבוע פעולות שיתבצעו באופן אוטומטי בתגובה לתרחישים שונים או במילים פשוטות שהרבה יותר קל להבין – כאשר קורה X, אני רוצה שיקרה Y.

מערכות שיווק אוטומטיות (Marketing Automation Systems) מאפשרות ניהול תהליכים במספר ערוצים שיווקיים במקביל על ידי אינטגרציה ביניהם: הפעלת טריגרים, כללים ותנאים, תזמון של פעולות וכדומה.

תהליך אוטומציה מתבסס על התנהגות הגולשים, הדרך שלהם במורד הפאנל, פילוחים (לפי פעולות שהגולש עשה ומידע שאספנו עליו) ויצירת משפך המרה ונתיב לכל אחד מהם. אוטומציה מאפשרת פרסנוליזציה והתייחסות אישית יותר עבור כל משתמש ומשתמש ע"י התאמת המסרים השיווקיים (והלא שיווקיים) בצורה שהכי רלוונטית לו.

למה אוטומציה חשובה ולמה אתם צריכים להתחיל להטמיע אותה בעסק שלכם אתמול?

הנה כמה מחקרים שמראים על התוצאות של הכנסת אוטומציה לעסק:

  • עסקים שמטמיעים תהליכי אוטומציה בכל הנוגע לטיפול בלידים רואים עלייה של 451% באיכות הלידים ובהמרות.
  • מחקר של גרטנר מצא שעסקים שמטמיעים אוטומציה בכל הנוגע לניהול לידים דרך CRM רואים עלייה של 10% (או יותר) בהכנסות בתוך 6 עד 9 חודשים.
  • לפי פורסטר, עסקים שמשתמשים באוטומציה בכל תהליך ייטוב וטיפוח הלידים מייצרים 50% יותר לידים שמוכנים לקנות ועושים את זה בשליש מהעלות.
  • VentureBeat מצאו ש 80% מעסקים שמשתמשים באוטומציה רואים עלייה בכמות הלידים שהם מייצרים ו 77% רואים גם עלייה בהמרות.

מספרים לא משקרים.

והם מראים בצורה מאד ברורה שלהטמיע אוטומציה בעסק זה רעיון לא רע בכלל.

איפה אוטומציה יכולה לבוא לידי ביטוי בעסק שלכם?

  • שיווק ברשתות חברתיות / Social Media Marketing
  • שיווק במייל / Email Marketing
  • שיווק בהודעות / SMS Marketing
  • גיוס לידים / Lead Generation
  • טיפוח לידים / Lead Nurturing
  • פעילות באתר / Metrics and Analytics
  • מערכות ניהול / CRM

איך אוטומציה עסקית יכולה לעזור לך?

בעידן שבו הלקוח שלנו מקבל עשרות מסרים ביום – אימיילים, הודעות SMS והודעות אישיות ברשתות חברתיות אנחנו חייבים להיות יותר חכמים ויותר אישיים בכדי לבלוט ולהשיג את המטרות שלנו. אם לנו כמשווקים היה זמן לשבת מול המחשב, להסתכל על התנהגות הלקוחות שלנו ולפעול בהתאם – זה היה מושלם. אבל זה לא באמת המצב. בדיוק בשביל זה קיימת האוטומציה השיווקית – להפוך את השיווק לטייס אוטומטי.

בואו נודה באמת, כבעלי עסק או מנהלי שיווק הרבה מהעבודה שאנחנו עושים היא עבודה טכנית ולא מעניינת. שליחת אימיילים, ניהול לידים, כתיבה ותזמון פוסטים ברשתות החברתיות, אופטימיזציה לקמפיינים הן רק חלק קטן ממה שכולנו עושים באופן שוטף ואפילו יומיומי.

חסכון בזמן, משאבים וכוח אדם – אוטומציה מקלה על זרימת תהליכים ומייעלת אותם. בכדי לבצע את אותן פעולות שבעבר דרשו מאיתנו הרבה התעסקות ולפעמים גם אנשי צוות, היום אפשר לעשות אותן עם פחות אנשים, והכל מתבצע בצורה אוטומטית מאחורי הקלעים.

שיפור חווית משתמש – ברגע שמשתמש מקבל מסרים שלא רלוונטים עבורו או בתזמון שמפריע לו, החוויה שלו נפגעת. בניית תהליך שיווקי חכם ואוטומטי יאפשר למשתמש לקבל תכנים שמותאמים לו, בזמן הנכון, ותהיה יותר אפקטיבית ל-2 הצדדים. WIN WIN.

אפסיילים / Up-sales – ע"י אפיון והפעלת תהליך אוטומציה חכם, תוכלו להציע הצעות רלוונטיות ללקוחות שכבר רכשו מכם מוצר או שירות מסויים ולעשות אפסיילים שיגידלו לכם את המכירות בצורה משמעותית.

'בישול' לקוחות – במקרים רבים אנחנו לא 'תופסים' את הלקוח כשהוא מוכן לקניה. במצבים האלו יש עוד מסלול שהלקוח הפוטנציאלי צריך לעבור בכדי שבסופו של דבר הוא ירכוש ממכם. אוטומציה יכולה לסייע בזיהוי השלב בו הלקוח נמצא ושליחת מסרים מתאימים שיקדמו אותו כל פעם עוד שלב אחד במשפך השיווקי.

שיפור יחס המרה – ברגע שהלקוח הפוטנציאלי מקבל מסרים שנראים שהותאמו אישית עבורו, בתזמון ובתנאים הנכונים, הסיכוי שהוא בסופו של דבר ירכוש מכם יגדל משמעותית.

שימור לקוחות ושיפור השירות – לקוח מתכוון לעזוב? לא מספיק מרוצה מהשירות שלכם? עם שימוש נכון באוטומציה תוכלו לזהות זאת בזמן, להקפיץ את הפרטים שלו למחלקת שימור לקוחות, להציע לו אוטומטית מחירים טובים יותר, הטבה או עסקה שתתאים יותר לצרכים שלו. כמו כן אפשר להיעזר באוטומציה לקצר ולשפר תהליכים כמו גבייה, קבלת פידבקים מלקוחות וכדומה.

בוא נדבר תכלס… איך זה עובד ודוגמאות למה שאפשר לעשות עם אוטומציה עסקית

אפשר להרחיב המון על מה באמת קורה מאחורי הקלעים בשביל שהאוטומציות האלה יעבדו אבל אני מעדיף לסכם את זה במילה אחת – API.

אוטומציה עסקית, המדריך המלא למתחילים 1

כמעט לכל שירות או מערכת היום יש (API (application programming interface שמאפשר למפתחים "לדבר" עם המערכת ולבצע בה פעולות שלא דרך הממשק הרגיל. ומה שמאפשרים שירותים כמו זאפייר (ZAPIER) ו- אינטגרומט (INTEGROMAT) היא יכולת ל"לדבר" עם ה – API של שירותים שונים מבלי הצורך להתעסק בקוד אלא דרך ממשק ויזיאולי נוח.

הנה סרטון קצר שמסביר מה זה בדיוק API:

ניהול לידים

כל עניין ניהול הלידים הוא ללא ספק מקום שכמעט כל עסק עם נוכחות אונליין יכול להכניס אליו אוטומציה ולחסוך המון זמן, כסף וכאב ראש.

קחו לדוגמה קמפיין לידים בפייסבוק שאתם מריצים ואתם רוצים לשלוח את הלידים האלה לתוך ה CRM שלכם. עם אוטומציה פשוטה אתם יכולים לשלוח את הלידים לאינספור מערכות שונות (CRM, גוגל שיטס, TRELLO, אימייל, SMS ועוד).

אימייל ליד אבוד

אצל אחד הלקוחות אשר מעביר קורסים החלטנו לנהל את כל מערך הלידים והטיפול בהם בעזרת PIPEDRIVE שהיא מערכת ה CRM שאנחנו מאד ממליצים עליה ומעבר לאוטומציות הבסיסיות של הכנסת כל הלידים למערכת תוך תיוג כל השדות הרלוונטיים החלטנו להוסיף עוד אוטומציה שתהיה רלוונטית לכל אותם לידים שלא עונים, לא חוזרים ודי "נתקעים" בתוך ה CRM לתקופה ארוכה מבלי שום סיבה טובה.

אז במקום להשאיר אותם שם ולהמשיך לנסות ליצור איתם קשר בתקווה שמשהו ישתנה איתם החלטנו להעביר את הכדור לידיים שלהם.

ברגע שהם עוברים למצב LOST (ליד אבוד) נשלח אליהם מייל אוטומטי שבגדול אומר שהבנו שהם לא מעוניינים להירשם לקורס בו הם הביעו עניין ושמאד חבל לנו על כך.

בנוסף הכנסנו למייל קישורים לרכישה ישירה של ספרי הלימוד של הלקוח עם הנחה שמוטמעת מראש כך שהם לא יצטרכו להזין שום קופון.

למרבה ההפתעה אחוז לא קטן מהלידים הללו פתאום נזכרו לענות שהם היו עסוקים, לא שמו לב והם בעצם כן רוצים להירשם לקורס ואחוז לא קטן אחר החליט לנצל את ההנחה על הספרים ולרכוש אותם.

שמירת חשבוניות בספריית DROPBOX

שליחת חשבוניות בסוף החודש לרואה החשבון היא משימה שיכולה להיות מאד מתישה ואחת שיכולה לגזול לא מעט זמן.

באחד האתרים שלי הסליקה מתבצעת עם קארדקום ומיד לאחר כל סליקה מוצלחת נשלח מייל עם חשבונית ללקוח ועותק של אותו מייל נשלח גם אלי למייל.

במקום שאני אשמור את החשבונית המצורפת כל פעם בצורה ידנית לתוך ספריית הכנסות בכדי שאוכל להעביר בסוף החודש לרואה החשבון, בניתי אוטומציה מאד פשוטה שסורקת את ה GMAIL שלי וכל פעם שמגיע מייל עם חשבונית כזאת הוא מוריד את החשבונית ושומר אותה בספרייה ספציפית בחשבון דרופבוקס שלי ובאותה מידה אפשר לשמור את זה לספרייה בחשבון גוגל דרייב.

ניהול פגישות

לאחת הלקוחות שלנו בנינו אוטומציה שעזרה לה לנהל את כל מערך הפגישות של העסק.

ברגע שהם יצרו פגישה (אירוע) ביומן גוגל נשלח ללקוח SMS עם כל הפרטים של הפגישה ובנוסף, יום לפני תאריך הפגישה עצמה בשעה 9:00 בבוקר נשלח ללקוח SMS תזכורת נוסף כולל אפשרות לאשר או לבטל את הפגישה בלחיצה פשוטה בתוך ה – SMS עצמו.

אפשר לקחת את כל תחום ניהול הפגישות הרבה יותר רחוק.

אתם יכולים להגדיר חלונות זמן קבועים מראש דרך מערכות כמו Calendly או Acuity Scheduling ולהפוך את כל עניין הקביעת פגישות או שיחות ייעוץ לאוטומטי לחלוטין.

אוטומציה עסקית, המדריך המלא למתחילים 2

הלקוח משאיר פרטים, בוחר את החלון זמן שמתאים לו לשיחה וכל מה שנשאר לכם לעשות זה להגיע לפגישה כשיש לכם את כל הפרטים של הלקוח מולכם. זה נכנס לכם ליומן גוגל או לכל מערכת תזכורות אחרת בצורה אוטומטית, שולח לכם וללקוח תזכורת בנקודת זמן שתרצו לפני הפגישה/שיחה ועוד.

מעקב משלוחים באתרי מסחר

אחד החסרונות הגדולים בכל הנוגע לאתרי מסחר בארץ ושירותי המשלוחים בארץ הוא החסרון במערכת לניהול משלוחים טובה שתיתן ללקוח אפשרות להתעדכן בכל רגע נתון בסטטוס ההזמנה/משלוח שלו.

לכל לקוח שאנחנו בונים ו/או מנהלים לו אתר מסחר שבנוי על WOOCOMMERCE הוספנו גם מערכת לניהול הזמנות ומשלוחים דרך קובץ GOOGLE SHEET.

ניהול הזמנות לאתר תגיש לי

אתר תגיש לי מאפשר לאנשים להגיש תביעות קטנות בכך שהם ממלאים טופס באתר שלאחר מכן מוגש לבית המשפט דרך מערכת נט המשפט.

לפני שאנחנו התחלנו להטמיע אוטומציות בתהליך, זמן הגשת תביעה עמד על בין 7 ל – 15 דקות. אחרי כל האוטומציות שהטמענו זמן הגשת התביעה ירד לבין 1 ל – 3 דקות ואיפשר לבעל העסק להפסיק להעסיק מזכירה ולחסוך לא מעט כסף.

חלק מהאוטומציות שהטמענו היו יצירת תיקייה לכל לקוח ב – DROPBOX מיד לאחר הגשת התביעה ושמירה של כל הקבצים בתוך הספרייה. איחוד של כל הקבצים מסוג תמונה (JPG, PNG) לקובץ PDF אחד. סידור המייל שנשלח לאחר הזמנה חדשה באתר כך שכל המידע נגיש יותר ותורם לחסכון משמעותי מאד בזמן.

אז איך מתחילים?

נרשמים לזאפייר או אינטגרומט שהן שתי האופציות הפופלריות והטובות ביותר היום ליצירת אוטומציות בצורה ויזואלית מבלי הצורך להתעסק בקוד (עד רמה מסויימת).

רוב הסיכויים שהשירותים ו/או התוכנות שאתם משתמשים בהם היום תומכים באחת מהן ובמידה ולא, כמעט בטוח שיש להן API שיאפשר לכם להתחבר אליהן ישירות.

זאפייר מול אינטגרומט

מבחינת ההבדלים בין זאפייר לאינטגרומט, עקומת הלמידה של זאפייר קצרה יותר ולרוב האנשים יהיה הרבה יותר קל להתחיל איתה ולבצע אוטומציות מאשר עם אינטגרומט.

אבל…

אינטגרומט כמעט תמיד תהיה זולה יותר והיא תאפשר לכם לבצע אוטומציות הרבה יותר מורכבות ומתוחכמות שבזאפייר יהיה מאד קשה לבצע עד בלתי אפשרי.

תרשים זרימה

לפני שאתם מתחילים לבנות אוטומציות אתם צריכים להבין איפה ואיך אפשר להטמיע אותן בעסק שלכם. תתחילו מלשאול את עצמכם את השאלה:

"מה הפעולות בעסק שלכם שחוזרות על עצמן שוב ושוב ושוב ושוב ושוב ושוב…

התשובה לשאלה הזאת תהיה נקודת התחלה מעולה להטמעה של אוטומציה.

רוצים דוגמאות?

  • שולחים את אותו המייל בצורה ידנית כל פעם מחדש?
  • שולחים הודעות SMS בצורה ידנית?
  • מכניסים פרטי לידים בצורה ידנית למערכת CRM שלכם?
  • מורידים חשבוניות ושומרים אותן בצורה ידנית בספרייה במחשב או בענן?
  • מפרסמים את התוכן החדש שעלה אצלכם באתר בצורה ידנית בערוצי הסושיאל שלכם?
  • עונים את אותן תשובות לאותן שאלות כמה פעמים ביום/בשבוע/בחודש/בשנה?
  • מנהלים את שירות הלקוחות שלכם בצורה ידנית?

ואם זה לא מספיק ואתם רוצים עוד רעיונות, כנסו לעמוד ה EXPLORE בזאפייר, תכניסו את האפליקציות שאתם עובדים איתם בעסק שלכם ותנו לזאפייר להראות לכם את מגוון האוטומציות שאתם יכולים לייצר איתם.

אוטומציה עסקית, המדריך המלא למתחילים 3

לבנות אוטומציה היום זה תהליך הרבה יותר פשוט מבעבר.

פעם בכדי לפתח אוטמציה הייתם צריכים לבצע איפיון, פיתוח ו QA בשביל לוודא שהכל אכן עובד כמו שצריך.

היום כל מה שאתם צריכים לעשות זה לזהות את הנקודות בעסק שבהן אוטומציה תייעל את התהליך ואז לבנות תרשים זרימה שבעצם עונה לכם על השאלה… ברגע ש X קורה, אני רוצה שיקרה Y. כמובן שזאת הרמה הבסיסית והפשוטה ביותר אבל זאת אחלה נקודת התחלה ואני מבטיח לכם שברגע שתתחילו להטמיע אוטומציה בעסק שלכם, לא תוכלו להפסיק ולא תבינו איך לא עשיתם את זה קודם.

תוך כדי עבודה אתם גם תזהו עוד ועוד מקומות שבהם אוטומציה יכולה לעזור ולייעל את התהליכים.

לסיכום…

זה לא יהיה מופרך לציין שכמעט לכל חברה בארץ אפשר (וצריך) להכניס אוטומציה לעסק. זה תקף גם לעסקים קטנים כמו חנות אופניים ועד לחברות גדולות מאד עם מאות עובדים ויותר.

לכל עסק יש בעיה (או כמה בעיות) שצריך לפתור, לשפר או לייעל בכדי להיפטר מנקודות ה"כאב" האלו אפשר יכולות לתקוע את העסק במקום.

הבעיה הגדולה בכל הנוגע לאוטומציה היא שרוב בעלי העסקים לא מודעים בכלל לבעיות שיש להם בעסק שאוטומציה יכולה לפתור (לרוב יחסית בקלות) ועד כמה אוטומציה רלוונטית לעסק שלהם.

הפתרון לבעיה הזאת הוא שאילת שאלות. כמה שתשאלו יותר שאלות וכמה שתהיו יותר ממוקדים בשאלות שאתם שואלים את עצמכם (או את הלקוחות שלכם) תוכלו להבין בדיוק איזה בעיות יש, איפה הן נמצאות ואיך הכי נכון לפתור אותן.

ספרו לנו איזו אוטומציה אתם הולכים להטמיע בעסק שלכם היום…